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Tout ce que vous avez voulu savoir sur votre entretien annuel

L'entretien annuel est souvent un rendez-vous incontournable de la fin d’année entre le manager et ses collaborateurs. L’occasion d'évaluer les compétences professionnelles du salarié, d’identifier ses points forts et ceux à améliorer, de fixer des objectifs pour l’année à venir. 

 

 

Définition

 

Il est primordial de faire une différence entre l'entretien annuel et l'entretien professionnel.

 

  • L'entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire tous les 2 ans entre le salarié et l'employeur. Il est destiné à envisager les perspectives d'évolution professionnelle du salarié et les formations qui peuvent y contribuer.

  • L'entretien annuel, également appelé entretien d'évaluation ou encore entretien annuel d'évaluation, a pour but d'établir un bilan de performance du salarié.
     

Comme son nom l'indique, il a lieu tous les ans. Mais il ne constitue pas une obligation pour les employeurs. Ainsi, il n'est pas mentionné dans le Code du Travail mais peut l’être dans certaines Conventions Collectives ou Accords collectifs d’Entreprise. Il convient donc au préalable de s’y reporter. Il s'agit cependant d'un usage très répandu que ce soit dans les TPE, les PME ou encore les grands groupes.

Dans la plupart des entreprises, un questionnaire est rempli en amont de l'entretien.
Le plus souvent, les sujets abordés sont ceux dudit questionnaire :

 

  • Comment avez-vous vécu l’année écoulée ?

  • Comment se déroulent les relations en interne, en externe ?

  • Quelles compétences sont maîtrisées et lesquelles sont à développer ?

  • Les objectifs ont-ils été atteints ?
     

Mieux vaut préparer cet entretien que ce soit du côté du salarié que du chef d’entreprise, et, dans la mesure du possible, aborder tous les points souhaités. Il est dommage de ne pas parler de certains sujets, même de la rémunération, ceci dit cela ne doit pas être le sujet principal. Dans certaines entreprises, il est en effet très rare d'avoir un moment privilégié avec son responsable.

 

 

Pourquoi un entretien annuel ?

 

L’entretien annuel d’évaluation pour le salarié
Pour un salarié, l'entretien d'évaluation est un moment important. Ses objectifs sont multiples :

 

  •  Le salarié échange avec son manager sur l’année écoulée, les missions confiées et la réalisation de ses objectifs.

  • C’est aussi un moment où il peut faire le point sur ses forces, ses compétences et ses axes d’amélioration pour le futur.
    Cette autocritique est essentielle et contribue à son développement professionnel.

  • Il précise ses souhaits en matière de formation et d’évolution dans son métier ou au sein de sa société.

  • L’entretien d’évaluation peut donner l’opportunité au salarié d’évaluer son employeur.
    Cette pratique est utilisée dans certains grands groupes : on appelle cela « l’entretien à 360 ».

  • Enfin, dans certaines entreprises, l’entretien d’évaluation est aussi l’occasion de renégocier son salaire.
     

L'entretien annuel apporte également des réponses importantes pour le salarié :

  • Promotion éventuelle

  • Augmentation éventuelle

  • Départ, avenir dans la société

  • Explications diverses et résolution de conflit

 

L’entretien d’évaluation pour le manager

Pour le manager, l'entretien d'évaluation est un instant clé de sa politique de ressources humaines. En effet, cela lui permet de :

 

  • Dresser un état des lieux des activités confiées au salarié

  • Évaluer ses compétences par rapport au métier qu’il exerce

  • Fixer les objectifs du salarié pour l’année à venir

  • Lui donner les moyens de progresser dans son métier en mettant en place des plans d’accompagnement et en mettant en œuvre des formations éventuelles

  • Évoquer l’avenir de chacun, et mettre en perspective les souhaits d’évolution des salariés par rapport à leurs compétences et à leur potentiel

  • Promouvoir et fidéliser ses meilleurs éléments.


​Cet exercice lui donne apporte aussi des réponses :

  • Mon message est-il compris ?

  • Qu'en est-il de l'avenir de mes salariés dans mon entreprise ?

  • Quelles sont leurs aspirations, suis-je bien entrain de poursuivre mes objectifs ?

  • Quel type de formation faut-il mettre en place ?
     

L’entretien annuel d’évaluation pour l’entreprise
Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises, y compris des PME, organisent des entretiens d'évaluation afin d'accroître leur productivité mais aussi d'optimiser leur processus RH :

 

  •  Pour les entreprises qui peuvent se le permettre, l’entretien d’évaluation permet d’adapter le plan de formation de ses collaborateurs. Les grandes tendances dégagées par les différents entretiens permettront de faire naître des besoins divers, auxquels il faudra répondre pour piloter au mieux l’activité.

  • L’entretien d’évaluation est un outil de vérification pour s’assurer que l’organisation progresse vers les finalités qu’elle s’est fixée.

  • Plus qu’un entretien individuel qui vise à contrôler l’atteinte ou non des objectifs d’un salarié, l’entretien d’évaluation est un véritable outil stratégique global pour l’entreprise, qui peut l’utiliser pour progresser et améliorer sa productivité.


Les entretiens annuels apportent à l'entreprise des réponses précieuses :

  • Devra-t-elle recruter et sous quel délai?

  • Doit elle mieux former, former différemment?

  • Ses salariés sont-ils heureux?

  • Quelle politique RH mettre en place ?

 

 

Préparer son entretien

 

La réussite de cet entretien exige le respect de plusieurs conditions pour aboutir au résultat escompté :

 

  • Choisir une date d’entretien au moins une semaine à l’avance afin de permettre à chacun de se préparer, ainsi que de garantir la disponibilité des deux parties.

  • Prévoir une durée suffisante pour avoir un échange fructueux (au moins 30mn).

  • Ne pas associer cet entretien à une augmentation salariale. Bien rappeler au salarié que, bien que ce soit toujours envisageable, ce n’est pas pour autant automatique.

  • S’installer dans un endroit calme et aussi détendu que possible (dans la limite du cadre professionnel nécessaire) afin de mettre le salarié à l’aise.

  • Préparer un support/une fiche. Y noter une ligne précise et claire de discussion et y ajouter vos remarques et appréciations.

  • Valoriser les points forts du parcours du salarié et les aspects positifs de sa performance au cours de l’année : cela contribue à le mettre à l’aise et à accepter plus facilement les critiques., au début de l’entretien.

  • Garder son objectivité. Expliquer les points qui ne vous ont pas apporté satisfaction, les présenter comme des points de départ vers l’amélioration. En profiter pour fixer de nouveaux objectifs pour la nouvelle année.

  • Etre à l’écoute du salarié. Lui donner l’occasion d’exprimer ses propres malaises, ses objectifs, ses aspirations...

  • Bien lister tous vos engagements par écrit (augmentation, formation, promotion…) et veiller à les tenir.

  • Profiter de cette rencontre pour avoir l’avis du salarié concernant le fonctionnement général de l’entreprise.

  • Revenir constamment à votre support de départ, et s’assurer que vous ne vous êtes pas égaré du planning initial.
     

Cependant, il faut s’en tenir à des faits précis pour justifier les remarques négatives et se garder de toute appréciation subjective.

 

 

Respecter les étapes pour une bonne réalisation

 

L’information pour les salariés
Le salarié est informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d'évaluation professionnelle mises en œuvre à son égard. A défaut d’information préalable, le salarié pourrait contester devant le juge des référés l'utilisation d'un tel système et lui demander de faire cesser le trouble. Il pourrait aussi réclamer des dommages et intérêts. Il est préconisé aux managers (mais pas d’obligation légale) d’inviter le collaborateur 8 à 15 jours avant la date de l’entretien, en lui transmettant en même temps la grille de l’entretien afin que celui-ci le prépare au mieux.

Les formalités à respecter avant de mettre en place des entretiens d’évaluation
Le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) doit être consulté avant leur mise en place. L'avis du CHSCT doit ensuite être transmis au Comité d’Entreprise ou, à défaut, aux Délégués du Personnel, qui doit lui-même être informé et consulté préalablement à la décision de mise en œuvre dans l'Entreprise de moyens ou techniques permettant un contrôle de l'activité des salariés. Enfin, les délégués du personnel peuvent recourir à leur droit d'alerte s'ils estiment que les procédés d'évaluation portent atteinte aux libertés individuelles dans l'Entreprise.

Déclaration du dispositif à la CNIL
Si des données personnelles collectées par l'employeur au cours des entretiens sont enregistrées dans un fichier informatique, l’employeur doit déclarer à la CNIL le dispositif d'entretien d'évaluation. Cette déclaration doit respecter la procédure simplifiée applicable aux traitements automatisés relatifs à l'évaluation professionnelle des salariés.

La suite de l’entretien annuel
Le salarié doit être informé du circuit de transmission des informations et des suites données à l’entretien. Il convient de définir les informations qui restent au niveau du manager et celles communiquées au N+2 ou au service des ressources humaines. Il faudra également s’assurer que les entretiens débouchent sur des actions concrètes : formations, organisation du travail, politique salariale, communication interne, moyens d’accompagnement,…

Droits et obligations du salarié lors de l'entretien d’évaluation
Le salarié ne peut pas, sauf abus de droit de l'employeur, refuser de s’y soumettre. Son refus peut être sanctionné par l'employeur. Il peut même justifier un licenciement. Dès lors que les informations demandées par l’employeur au salarié ont un lien direct et nécessaire avec l'évaluation de ses aptitudes, le salarié est tenu de répondre de bonne foi aux questions posées par l'employeur. L'employeur est également tenu à une obligation de loyauté. Les informations qu'il demande au salarié doivent avoir un lien direct et nécessaire avec l'évaluation des aptitudes de celui-ci.

La formalisation
L’employeur remet au salarié un compte-rendu de l’entretien qu’il lui demande de signer. Le refus du salarié de signer le bilan de l'entretien en signe de désaccord avec son contenu n'a aucune d'incidence sur la validité de l'entretien qui s'est déroulé. Toutefois, cela amoindrit la portée du compte-rendu, qui perdra de sa force dans l’hypothèse d’un contentieux, les deux parties n'étant pas d'accord sur le bilan de l'année écoulée. Le salarié peut aussi le signer tout en faisant part, dans la partie prévue à cet effet, de ses commentaires sur les critiques faites à son encontre. Il peut ainsi préciser qu'il n'a pas eu les moyens nécessaires à ses missions. Une fois que l’entretien s’est déroulé et que l’employeur a rédigé un compte-rendu, il ne peut plus modifier le document à l'issue de l'entretien au désavantage du salarié.

 

 

Autant l’employeur que le collaborateur doivent être positifs et ouverts. Dès le début, il faut avoir une attitude ouverte, bien être centré sur l'autre, sur ce qu'il veut aussi, arriver avec des faits, des choses concrètes. Plus l’employeur aura une attitude ouverte, positive, plus il y a de probabilités que ce qu’il a à dire à son collaborateur qui sont parfois des éléments/faits difficiles à exprimer seront écoutés, entendus et mis en œuvre par le salarié. Plus le salarié aura une attitude ouverte, positive, montrera son envie d’aller de l’avant, plus il aura de chances d'être entendu, compris et exaucé.

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