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La dématérialisation à tous les étages !

 

La dématérialisation concerne aujourd’hui tout le monde dans sa vie de tous les jours. Par exemple, la photo numérique et l’email sont d’usage courant. Il a fallu plusieurs dizaines d’années pour y parvenir, mais demain la quasi-totalité des documents que nous manipulons sera dématérialisée.

 

 

 

 

Depuis plusieurs années, nous entendons parler de « dématérialisation » au sein des entreprises. Cela ne semble plus être aujourd’hui un simple concept, mais bien un enjeu majeur notamment sur le plan financier, organisationnel et technique.

 

Principe

 

La dématérialisation c’est le remplacement des supports d’informations (papier en général) sous forme de fichiers informatiques.
On peut soit dématérialiser un document physique (correspondances, contrats, factures, brochures, contenus techniques, document administratifs …) ou produire directement un document ou des données sous forme numérique depuis une application sans passer par le format papier (exemple déclaration de revenu sur internet). Ces deux processus permettent de traiter plus rapidement l’information.

Plusieurs situations sont envisageables :


CAS 1 : l’original est un exemplaire papier

 

  • L’original papier est conservé : la dématérialisation a pour objet notamment de diminuer le nombre de copies ou de permettre la consultation en ligne. L'original est archivé à titre de preuve.

  • L’original papier n’est pas conservé : il faut être vigilant dans ce cas et prévoir de certifier le document numérique par un organisme agréé si ce document doit faire objet de preuve.

La certification ou authentification d’un document électronique consiste à coder le document pour garantir son authenticité.

Cas 2 : L’original est un document électronique : Selon sa provenance, il peut être authentifié ou pas.

 

  • S’il est  authentifié : Il dispose d’une signature électronique intégré dans son contenu. Le document garde ainsi une valeur de preuve suffisante (exemple : l’accusé de réception d’une déclaration de revenu réalisée sur Impot.gouv)

  • S’il  n’est pas authentifié : Le document n'aura jamais valeur probante (exemple : un mail, un simple fichier PDF)

la dématérialisation demande des investissements matériels (scanners) ou logiciels (sécurisation…) qui permettent de produire des documents sous forme de fichiers informatiques (facture électronique…) et/ou de données capables d’être injectées dans un système informatique extérieur à l’entreprise (Echanges de Données Informatisées avec l’administration par exemple).
Bien souvent une partie de ces outils sont directement intégrés dans les  logiciels utilisés par l’entreprise (logiciel de comptabilité par exemple).

 

 

Les obligations


La facturation électronique
La dématérialisation des factures va se faire par étape : 2017 pour les grandes entreprises (> 1,5Md € ; > 5000 pers) ; 2018 pour les ETI (>250 pers) ;  2019 pour les PME (>10 pers) ;  2020 pour les TPE.


Déclarations fiscales et sociales
L’obligation est déjà en marche pour des entreprises dépassant certains seuils et concerne les déclarations de TVA, les liasses fiscales, la DSN. On peut penser qu’à horizon 2020 conformément à la loi de modernisation de l’économie une grande partie des documents de l’entreprise sera dématérialisée.

 

Un enjeu de plus en plus présent

 

D’un point de vue financier, le gain d’un projet global de dématérialisation peut s’élever à plusieurs millions d’euros. Selon le type d’entreprises, ces projets peuvent toucher différents domaines comme l’accès et le partage d’informations, le stockage et l’archivage de documents ou la RSE. Prenons l’exemple de la circulation du courrier au sein d’une banque. Plus de 80% des documents traités au siège administratif d’une banque proviennent du courrier interne et en particulier en provenance des agences. « Le coût des navettes courrier et du tri externalisé du courrier dépasse 770 K€ », selon Trend Consultants – Cabinet Solucom. Autre exemple, la dématérialisation des factures. En moyenne, seul un tiers des entreprises françaises respectent leur date d’échéance.  Aujourd’hui, la dématérialisation est une solution pour la diminution des délais de traitement et plus globalement pour une évolution du pilotage et de la performance.

Plus que sur le seul aspect financier, aujourd’hui, un projet de dématérialisation nécessite aussi l’évolution des processus associés au traitement des documents ainsi que la mobilisation des collaborateurs. Pour une dématérialisation réussie, il faut modifier les processus avant de déployer les solutions techniques de numérisation des documents.

 

La dématérialisation répond à deux grandes catégories d’enjeux :

 

L’optimisation des processus :

Disposer des documents au format électronique après numérisation peut contribuer à améliorer les processus, gagner en efficacité tout en maîtrisant vos coûts d'archivage papier. La dématérialisation apporte notamment de nouvelles facilités en matière d’accès, de partage, de traçabilité et de suivi des informations.

- La sécurisation des documents :
La dématérialisation peut s’inscrire dans une politique de protection et de pérennisation des originaux de documents papier importants (factures, contrats, fiches de paie…)


Les bénéfices économiques sont la plupart du temps quantifiés en aval de la mise en œuvre (réduction des dépenses liées aux déplacements, achat de support papier, affranchissement...).

L'humain est aussi au cœur de la dématérialisation car elle entraîne souvent de profonds changements dans les méthodes de travail (réduction des tâches manuelles à faible valeur ajoutée). Il faut donc considérer également cet aspect dans le calcul du retour sur investissements.
La dématérialisation  permet  aussi de valoriser l'engagement et l'image de l'entreprise ou de l'administration en termes de modernité et compétitivité.

 

Autres avantages

 

La dématérialisation entraine une accélération des traitements de l’information qui permet des délais de paiement plus rapides. (Exemple : remboursement de crédit de TVA).
Elle entraîne généralement aussi une dématérialisation des flux financiers (exemple : virement sur le compte bancaire).

  • Gains de place physique

  • Facilité d’accès et de partage (Drop Box, One Drive, Google Drive…)

  • Sécurisation des données (incendie…)

  • Accès sur différents supports possible (micro, tablette, smartphone…)

 

Risques

 

Si le stockage des données dématérialisées est mal protégé, le risque de vol et de piratage de données  par des attaques externes à l’entreprise mais aussi en interne (copie sur clé USB, envoi des données vers des messageries personnelles…) est grand.
La panne matérielle (serveur) constitue aussi un nouveau risque puisque vos données ne sont plus accessibles.
Cela nécessite la mise en place d’un plan de sécurisation informatique très strict (droits d’accès, gestion des sauvegardes, pare-feu, antivirus…) et communiqué aux collaborateurs (charte informatique).
Il faut aussi s’assurer de la pérennité et de la sécurité déployée par vos prestataires (tiers de confiance).
Il faut également  organiser le stockage de l’information pour éviter la duplication des documents et limiter la redondance d’une même information.
D’une manière générale, il est donc nécessaire de se préparer à la dématérialisation. Cela ne s’improvise pas surtout lorsque les documents stockés doivent avoir une valeur légale.
Il est vivement conseillé de consulter des spécialistes en sécurité informatique et de la dématérialisation à valeur probante avant toute décision.

 

La dématérialisation des entreprises devient bien aujourd’hui un enjeu global, sur les plans financier, organisationnel et technique. L’archivage électronique et plus particulièrement l’archivage à valeur probatoire en est bien un des composants, permettant notamment de répondre aux enjeux règlementaires et de sécurité de l’information. L’implication des collaborateurs, y compris de haut niveau, la conduite du changement auprès des utilisateurs, mais aussi la fiabilité de la solution choisie sont autant de facteurs clés de succès pour un projet de dématérialisation.

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