Cerfrance Nord - Pas de Calais

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Mutualiser : et pourquoi pas vous ?

 

Mutualiser n’est pas un concept neuf, nombres d’associations d’entraide, de sociétés coopératives et de mutuelles ont vu le jour dans divers pays, à la fin du XIXe siècle.

 

 

 

 

Aujourd’hui, de quoi s’agit-il ?

 

Le mot mutualisation signifie « mettre en commun à des fins de partage ». Associé à des mots-clés tels que fédérer, solidariser, partager, il renvoie à différents concepts : partenariat, économies d’échelle, optimisation, gain de temps, projet coopératif, valeur ajoutée, interopérabilité, métadonnées harmonisées, structure de mutualisation, communauté virtuelle, etc. La mutualisation, c’est une mise en commun des moyens qui répond d’abord à une logique économique.

 

Que peut-on mutualiser ? 

 

La mutualisation de moyens est la plus répandue et «la plus simple» à mettre en oeuvre ; elle peut se traduire par la mise en commun de locaux ou de matériels, la constitution de groupements d’achats, la création de supports de communication communs, de centrales de réservation ou tout simplement la mise en place de groupes d’échanges de pratiques, de rencontres professionnelles.
La mutualisation de ressources humaines, qui connaît actuellement un développement important, est, quant à elle, plus exigeante à mettre en oeuvre. Parce qu’elle permet une meilleure qualité des emplois, elle favorise la montée en compétences des salariés et peut faciliter ainsi le développement d’activités associatives.

 

Pourquoi mutualiser ?

 

En plus des réductions des coûts, la mutualisation permet aussi de gagner du temps, de réduire les risques, d’améliorer la qualité d’un service, de consolider sa notoriété, etc. Vous pouvez donc l’appliquer à différents niveaux, mais le gain le plus important porte sur culture de la collaboration, du dialogue et de l’échange.

Quel que soit l’objet de la mutualisation, chaque structure doit normalement en tirer profit sans que cela se fasse aux dépens de l’une des structures impliquées, cette démarche collective ayant pour résultat l’obtention de fins partagées. Il s’agit donc de plus de coopération entre les acteurs pour un meilleur rendement économique, une démarche conçue sur des besoins similaires ou complémentaires, une culture commune, facilitant une rentabilité déchiffrable dans le fonctionnement quotidien de vos entreprises.

 

Projet : par quoi commencer ?
- Recenser tous les moyens disponibles
- Quantifier la disponibilité
- Recenser les besoins
- Déterminer vos envies
- Mesurer la responsabilité
- Calculer les coûts

Avant tout, il est important de bien déterminer quels sont les enjeux et les objectifs : rationaliser pour économiser de l’argent ou du temps ; bénéficier de compétences accrues, d’outils plus performants, de méthodes, d’une valeur ajoutée plus élevée… Chaque initiative de mutualisation doit être prospective et doit être analysée en suivant quelques étapes :
- dresser un état des lieux technique et économique ;
- analyser la nouvelle demande ;
- déterminer la nouvelle offre à valeur ajoutée,
- trouver les solutions organisationnelles et techniques ;
- analyser les traitements, les compétences ;
- accompagner (en formation) ;
- manager le changement, promouvoir.

 

Comment mutualiser des compétences ? 


>  La mise à disposition de personnel
La forme de mutualisation la plus courante, mais souvent très mal encadrée juridiquement, est la mise à disposition de personnel. Elle peut se faire pour une durée limitée, à temps partiel ou à temps plein, le travail doit être refacturé impérativement à l’euro/l’euro (pas de forfait). Une convention à durée limitée doit être établie entre les structures, il est préférable d’y inscrire les motifs de recours à la mise à disposition.
>  La coopérative d’activité et d’emploi (CAE)
Elle peut être envisagée comme une forme de mutualisation de compétences. La CAE est une entreprise permettant le partage salarial d’individus qui souhaitent développer leur propre activité d’entrepreneur. La coopérative d’activité et d’emploi a souvent
recours à un ou plusieurs emplois permanents pour accompagner administrativement les jeunes entrepreneurs qui la constituent.
>  Les groupements d’employeurs (GE)
Il s'agit d'une forme originale de gestion mutualisée de l’emploi associatif. Le groupement d’employeurs est la forme juridique de mutualisation d’emplois qui se développe le plus dans le secteur associatif ; on estime aujourd’hui en France à environ 150, le nombre de groupements dont les adhérents sont des associations. Leur objet principal étant la création d’emplois pérennes, à partir de la reconstitution de fragments d’emplois préexistants sous différentes formes, dans des secteurs où ils sont souvent précaires, avec des besoins correspondant souvent à des temps partiels ou des emplois ponctuels. Il représente la forme de mutualisation la plus aboutie, puisqu’il ne s’agit plus ici d’un simple partage ou d’une collaboration, mais de la construction d’une structure ou chacun est solidaire, les risques et les responsabilités étant partagés.

 

De quelle manière mutualiser des moyens ?

 

> Le coworking
C’est un mode de travail avec des règles simples et qui se pratique dans des espaces dédiés. Ce sont des espaces collaboratifs qui peuvent prendre des formes très variées, allant du café aménagé aux bureaux en location avec accès à des équipements professionnels et des infrastructures de qualité : bureau, wifi, imprimante, vidéoprojecteur, salles de réunion, etc...

> Les ruches, pépinières ou encore les centres d'affaires
Ce sont des structures d'accueil, d'hébergement, d'accompagnement du porteur de projet et de la jeune entreprise. Elle  favorise la réussite des nouvelles entreprises en réduisant les obstacles liés au démarrage de l'activité. Ces structures comprennent, outre l’hébergement, un accompagnement, des formations, des services partagés, …
 

Contrat d'exercice en commun


Il s’agit d’un contrat par lequel plusieurs professionnels de santé s’entendent sur l’organisation des services communs afin de faciliter leur exercice professionnel. Ce type d’exercice en groupe n’organise qu’un partage des dépenses à l’exclusion de toute mise en commun des honoraires ou de la clientèle.

 

Le groupement d'achat


Pour une TPE ou une PME, il est parfois difficile de négocier avec les fournisseurs, par manque de poids dans la négociation. S’associer avec des collègues pour effectuer une commande groupée augmente le volume global de la commande et permet de rééquilibrer les relations commerciales client-fournisseur et de bénéficier de tarifs plus attractifs.
Rejoindre un groupement existant, ou le créer, soulève plusieurs interrogations : le choix du statut juridique (dans le cadre d'une création), le mode de gouvernance, l'implication des acheteurs dans le processus, la concurrence entre les entreprises membres, etc… 

 

Le groupement de commercialisation


Le groupement de commercialisation va permettre à des entreprises de se regrouper en vue de commercialiser leurs produits. Il s’agit pour de petites entreprises de constituer des ensembles économiques de dimension suffisante, pour être présent sur un marché ou développer leur réseau et ce, sans perdre en souplesse et autonomie.
Le groupement va permettre aux entreprises membres de disposer d’outils logistiques et de commercialisation plus importants que ceux dont elles pourraient bénéficier individuellement. Elles pourront ainsi créer une plate forme commune de vente en ligne, des entrepôts, créer un magasin commun, etc. tout en bénéficiant d’économies d’échelle et de temps.

 

Le groupement momentané d’entreprises (GME)


Un GME est un accord momentané entre des entreprises pour élaborer une offre commune en réponse à un marché. Cet accord privé, qui s’organise dans le cadre de la liberté contractuelle n’obéit à aucune réglementation spécifique quant à sa constitution et son fonctionnement.
Il permet aux entreprises de s’organiser pour répondre à un marché auquel elles ne pourraient soumissionner seules et n’existe donc que pour une durée déterminée. Le GME n’a pas la personnalité morale et chaque entreprise membre dispose de la qualité de co-traitant.

 

Attention ! Ce groupement nécessite la  création d'une structure juridique spécifique

Après une phase de collaboration, ou plus rarement immédiatement, des entrepreneurs peuvent choisir de constituer une structure juridique commune : une société. La société constitue l’une des techniques principales d’organisation juridique d’une entreprise. Instituée par un contrat, elle implique des liens juridiques forts.

 

Le recours au mécanisme sociétaire présente de nombreux intérêts, aussi bien financiers que juridiques, fiscaux ou sociaux. A titre d’exemple, sur le plan financier, la société permet la réunion de capitaux en vue de l’exploitation de l’activité économique. Les intérêts diffèrent suivant les objectifs poursuivis par les associés. Aussi, pour répondre aux objectifs variés des créateurs d’entreprises, et aux contraintes qui peuvent peser sur eux, il existe une grande diversité de formes sociétaires :
- Société avec ou sans la personnalité morale ;
- Sociétés civiles ou sociétés commerciales ;
- Société de capitaux ou sociétés de personnes
- Sociétés offrant ou non leurs titres financiers au public – sociétés cotées ou non cotées

Par ailleurs, il existe des sociétés particulières en raison de leur objet. Ces sociétés sont soumises à une réglementation spéciale et ont des obligations spécifiques :
- Immobilier : SCI…
- Agriculture : GAEC, GFA, EARL, SCEA, coopératives agricoles…
- Professions libérales : SCM, SEL…

Selon la société, les règles de fonctionnement, les droits et obligations des associés et les modalités d’administration sont plus ou moins encadrées. Dans tous les cas, recourir à une société impliquera de respecter certaines obligations et engagements avec les associés.
La création d’une structure juridique entraîne des conséquences sur les cadres fiscaux,  sociaux et organisationnels de l’activité ainsi que sur le fonctionnement de l’entreprise au quotidien.
 

Un projet de mutualisation ne se fait donc pas à la légère. Il faut d'abord étudier les besoins et les objectifs pour trouver le meilleur moyen d'y répondre efficacement. Les engagements ainsi que les incidences  entraîneront des conséquences plus ou moins importante dans l'entreprise mais également dans ses façons de travailler !

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