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Comment bien mener un entretien annuel ?

 

 

Définition de l'entretien annuel et obligation pour l’employeur

 

L'entretien annuel a pour but d'établir un bilan de performance du salarié. Il a lieu tous les ans. Mais il ne constitue pas une obligation pour les employeurs : il n'est pas mentionné dans le Code du Travail mais peut l’être dans certaines Conventions Collectives ou Accords collectifs d’Entreprise. Il convient donc au préalable de s’y reporter.

Dans la plupart des entreprises, un questionnaire est rempli en amont de l'entretien. Le plus souvent, les sujets abordés sont ceux dudit questionnaire :

  • Comment avez-vous vécu l’année écoulée ?

  • Comment se déroulent les relations en interne, en externe ?

  • Quelles compétences sont maîtrisées et lesquelles sont à développer ?

  • Les objectifs ont-ils été atteints ? 


Mieux vaut préparer cet entretien que ce soit du côté du salarié que du chef d’entreprise, et, dans la mesure du possible, aborder tous les points souhaités. Il est dommage de ne pas parler de certains sujets, même de la rémunération, ceci dit cela ne doit pas être le sujet principal. Dans certaines entreprises, il est en effet très rare d'avoir un moment privilégié avec son responsable.

 

L’information pour les salariés

 

Le salarié est informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d'évaluation professionnelle mises en œuvre à son égard.

A défaut d’information préalable, le salarié pourrait contester devant le juge des référés l'utilisation d'un tel système et lui demander de faire cesser le trouble. Il pourrait aussi réclamer des dommages et intérêts.

Il est préconisé aux managers (mais pas d’obligation légale) d’inviter le collaborateur 8 à 15 jours avant la date de l’entretien, en lui transmettant en même temps la grille de l’entretien afin que celui-ci le prépare au mieux.

 

Réalisation de l’entretien annuel

 

L’entretien est de la responsabilité du supérieur hiérarchique direct du salarié. Il concerne l’ensemble du personnel.

Quatre enjeux principaux :

  • Accroître les compétences et/ou les qualifications pour s’adapter aux évolutions de l’entreprise

  • Améliorer les performances individuelles et collectives ou résoudre les dysfonctionnements dans les équipes de travail

  • Améliorer les relations entre managers et salariés et/ou la communication interne

  • Accompagner la mise en place d’une politique qualité et/ou d’un processus de certification

 

Les formalités à respecter avant de mettre en places des entretiens d'évaluation

   

Le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) doit être consulté avant leur mise en place.

L'avis du CHSCT doit ensuite être transmis au Comité d’Entreprise ou, à défaut, aux Délégués du Personnel, qui doit lui-même être informé et consulté préalablement à la décision de mise en œuvre dans l'Entreprise de moyens ou techniques permettant un contrôle de l'activité des salariés.

Enfin, les délégués du personnel peuvent recourir à leur droit d'alerte s'ils estiment que les procédés d'évaluation portent atteinte aux libertés individuelles dans l'Entreprise.

 

Déclaration du dispositif à la CNIL

Si des données personnelles collectées par l'employeur au cours des entretiens sont enregistrées dans un fichier informatique, l’employeur doit déclarer à la CNIL le dispositif d'entretien d'évaluation.

Cette déclaration doit respecter la procédure simplifiée applicable aux traitements automatisés relatifs à l'évaluation professionnelle des salariés.

 

 

La préparation de l'entretien annuel

 

La réussite de cet entretien exige le respect de plusieurs conditions pour aboutir au résultat escompté :

  • Choisir une date d’entretien à l’avance afin que le manager et le salarié puissent se préparer et être disponible.

  • Prévoir une durée suffisante pour avoir un échange profitable (au moins 30mn).

  • S’installer dans un endroit calme pour que les deux parties soient à l’aise.

  • Préparer un support pour pouvoir suivre les éléments à aborder et pouvoir ajouter des remarques et appréciations.

  • Commencer par mettre en avant les points forts du parcours du salarié pour le mettre à l’aise et aborder plus facilement les critiques

  • Rester objectif. Faire un point sur les réussites, les difficultés et les améliorations à apporter mais également sur les objectifs.

  • Etre à l’écoute du salarié et le laisser s’exprimer sur ses objectifs, ses ressentis, ses envies, …

  • Bien lister tous vos engagements par écrit (augmentation, formation, promotion…) et veiller à les tenir.

 

La suite de l’entretien annuel

 

Le salarié doit être informé du circuit de transmission des informations et des suites données à l’entretien. Il convient de définir les informations qui restent au niveau du manager et celles communiquées au N+2 ou au service des ressources humaines.

Il faudra également s’assurer que les entretiens débouchent sur des actions concrètes : formations, organisation du travail, politique salariale, communication interne, moyens d’accompagnement,…

 

Droits et obligations du salarié lors de l'entretien d’évaluation

 

Le salarié ne peut pas, sauf abus de droit de l'employeur, refuser de s’y soumettre. Son refus peut être sanctionné par l'employeur. Il peut même justifier un licenciement.

Dès lors que les informations demandées par l’employeur au salarié ont un lien direct et nécessaire avec l'évaluation de ses aptitudes, le salarié est tenu de répondre de bonne foi aux questions posées par l'employeur.

L'employeur est également tenu à une obligation de loyauté. Les informations qu'il demande au salarié doivent avoir un lien direct et nécessaire avec l'évaluation des aptitudes de celui-ci.

 

Le comportement à adopter lors de l’entretien

 

Autant l’employeur que le collaborateur doivent être positif et ouverts. Dès le début, il faut avoir une attitude ouverte, bien être centré sur l'autre, sur ce qu'il veut aussi, arriver avec des faits, des choses concrètes. Plus l’employeur aura une attitude ouverte, positive plus il y a de probabilités que ce qu’il a dire à son collaborateur qui sont parfois des éléments/faits difficiles à exprimer seront écoutés, entendus et mis en œuvre par le salarié. Plus le salarié aura une attitude ouverte, positive, montrera son envie d’aller de l’avant, plus il aura de chances d'être entendu, compris et exaucé.

 

La formalisation

 

L’employeur remet au salarié un compte-rendu de l’entretien qu’il lui demande de signer. Le refus du salarié de signer le bilan de l'entretien en signe de désaccord avec son contenu n'a aucune d'incidence sur la validité de l'entretien qui s'est déroulé. Toutefois, cela amoindrit la portée du compte-rendu, qui perdra de sa force dans l’hypothèse d’un contentieux, les deux parties n'étant pas d'accord sur le bilan de l'année écoulée.

Le salarié peut aussi le signer tout en faisant part, dans la partie prévue à cet effet, de ses commentaires sur les critiques faites à son encontre. Il peut ainsi préciser qu'il n'a pas eu les moyens nécessaires à ses missions.

Une fois que l’entretien s’est déroulé et que l’employeur a rédigé un compte-rendu, il ne peut plus modifier le document à l'issue de l'entretien au désavantage du salarié.

 

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